Privacybeleid

Euregionaal Congresburo Euregionaal Congresburo, gevestigd aan De Mandel 2a 6227 CS Maastricht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

http://www.congresburo.com
De Mandel 2a 6227 CS Maastricht +31432057962

Persoonsgegevens die wij verwerken

Euregionaal Congresburo verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website
• Gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
• Internetbrowser en apparaat type
• Bankrekeningnummer

Waar gebruiken we je gegevens voor?

De gegevens die we van je verzamelen gebruiken we voor:

• Het afhandelen van jouw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Om goederen en diensten bij je af te leveren
• Om de bijeenkomst(en) waaraan je deelneemt voor jou zo aangenaam mogelijk te laten verlopen (o.a. door het maken van deelnemerslijsten waarop alle deelnemers met naam, functie en organisatie vermeld staan);
• Om je registerpunten bij te kunnen schrijven in (het) beroeps- en / of kwaliteitsregister(s) waar je eventueel bij ingeschreven staat
• Euregionaal Congresburo analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.
• Euregionaal Congresburo volgt jouw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op jouw behoefte.
• Euregionaal Congresburo verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor het voldoen aan onze fiscale bewaarplicht.

Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Onze website en diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@congresburo.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Euregionaal Congresburo verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Correct uitvoeren van onze dienstverlening:
We gebruiken de gegevens die je op het inschrijfformmulier van een bijeenkomst / evenement invult om de voorbereiding, uitvoering en afhandeling van de bijeenkomst zo goed mogelijk en afgestemd op je persoonlijke behoeften te realiseren.

Onze congressen zijn openbare bijeenkomsten, waarop deelnemers geen redelijk vermoeden van privacy kunnen hebben.

Wanneer je besluit persoonsgegevens op een evaluatieformulier van een bijeenkomst te vermelden, dan kunnen deze gegevens gebruikt worden om contact met je op te nemen naar aanleiding van je beoordeling of de opmerkingen die je gemaakt hebt. Dit zal altijd binnen uiterlijk 4 weken na de betreffende bijeenkomst gebeuren. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd van de data en worden de originele formulieren vernietigd. Ook worden er dagelijks server-backups gemaakt zodat onze diensten toch gewoon aangeboden kunnen worden wanneer er iets mis gaat met onze database / website. Na 7 dagen worden deze back-ups weer vernietigd.

Ook vermelden we je naam, functie en organisatie op de deelnemerslijst die op het congres aan alle deelnemers verstrekt worden, tenzij je uiterlijk drie weken voorafgaand aan het congres aangeeft daar bezwaar tegen te hebben.

Toezending digitale nieuwsbrief:
Wanneer je je via ons aanmeldformulier op basis van dubbele (confirmed) opt-in aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief, gebruiken we je e-mail adres voor het toezenden daarvan, evenals je naam (optioneel) en de branche waarin je werkzaam bent. Deze gegevens bewaren we tot het moment dat je je abonnement op onze nieuwsbrief opzegt via de unsubscribe-link die onderaan elke nieuwsbrief vertoond wordt of door een mail te sturen naar: info@congresburo.com 

Beoordeling sollicitatie:
Gegevens die we van je verzamelen in het kader van een sollicitatie zullen na beoordeling, doch uiterlijk binnen 4 maanden nadat ze aan ons zijn verstrekt, vernietigd worden.

Geautomatiseerde besluitvorming:
Euregionaal Congresburo neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Euregionaal Congresburo) tussen zit. 

Gedetailleerde informatie over de redenen waarom we bepaalde informatie over je bewaren vind je onder het kopje “bewaartermijnen”, verderop in deze privacy verklaring.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De persoonsgegevens die je invult in het aanmeldformulier voor één van onze bijeenkomsten, worden omwille van het voldoen aan de fiscale bewaarplicht gedurende 7 jaren bewaard. De gegevens (e-mail adres, naam en de sector waarin je werkzaam bent) die je aan ons verstrekt in het kader van toezending van onze gratis nieuwsbrief, bewaren we tot wederopzegging van de nieuwsbrief. Persoonsgegevens die aan ons verstrekt worden in het kader van sollicitaties zullen na uiterlijk vier maanden verwijderd worden.

Gedetailleerde informatie over de bewaartermijnen die we per gegeven hanteren, vind je onder het kopje “bewaartermijnen”, verderop in deze privacy verklaring.

Delen van persoonsgegevens met derden

Euregionaal Congresburo deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Euregionaal Congresburo blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met andere derden worden geen persoonsgegevens gedeeld.

Je voor- en achternaam, functie en werkgever vermelden wij ook in de deelnemerslijst die aan alle deelnemers van de bijeenkomst waarvoor je je hebt aangemeld, deelnemen. Hiervoor geef je toestemming wanneer je instemt met de algemene voorwaarden bij aanmelding. Wanneer je er bezwaar tegen hebt dat genoemde gegevens in de deelnemerslijst vermeld worden, dan kun je deze toestemming altijd intrekken door ons te berichten via het contactformulier op deze site.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Euregionaal Congresburo gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Euregionaal Congresburo gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/ 

Een overzicht van de cookies die wij gebruiken, wat ze doen en hoe lang we ze bewaren, vind je onderaan deze verklaring onder het kopje “Cookies”.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Euregionaal Congresburo en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@congresburo.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek . Euregionaal Congresburo wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Euregionaal Congresburo neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@congresburo.com

Bewaartermijnen

Euregionaal Congresburo bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens (gegevens met een * zijn gegevens die niet essentieel zijn om onze dienstverlening te kunnen bieden en op ons aanmeldformulier dus ook niet vereist zijn om in te vullen):

Voorletters, roepnaam, achternaam, eventuele academische titels*, organisatie en adres- / factuurgegevens organisatie:
Bewaartermijn: 7 jaar 
Redenen: Fiscale bewaarplicht, afhandeling betaling, uitvoering overeenkomst / bijeenkomst

Functie, beroepsregister* / registratienummer beroepsregister* / geboortedatum*:
Bewaartermijn: 7 jaar
Reden: Verantwoordingsplicht (aantoonbaarheid / bewijslast) tegenover beroepsregisters, fiscale bewaarplicht, uitvoering overeenkomst / bijeenkomst

Adres:
Bewaartermijn: 7 jaar
Reden: Afhandeling betaling, fiscale bewaarplicht

Sector ((mede) aan ons doorgegeven in het kader van de opt-in voor onze nieuwsbrief):
Bewaartermijn: tot wederopzegging nieuwsbrief
Reden: Toezending passende inhoud in nieuwsbrief

Sector (uitsluitend aan ons doorgegeven in het kader van een aanmelding voor een evenement):
Bewaartermijn: 2 jaar
Reden: Optimaliseren van uitvoering overeenkomst / bijeenkomst

Dieetgegevens:
Bewaartermijn: Tot 1 week na het evenement waarvoor je de dieetwens hebt doorgegeven
Reden: Uitvoering overeenkomst / bijeenkomst

E-mail adres verstrekt in het kader van een inschrijving voor een bijeenkomst / evenement: 7 jaar
Redenen: Fiscale bewaarplicht, informeren over de bijeenkomst waarvoor je je hebt aangemeld

Cookies

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of sociale media-bedrijven. Hieronder een overzicht :

• Google Analytics
  Naam: _utma
  Functie: Cookie die websitebezoek meet
  Bewaartermijn: Tot het jaar 2038
• Google Analytics
  Naam: _utmb
  Functie: Cookie die een tijdstempel maakt van het moment dat je op de site komt
  Bewaartermijn: Tot 30 minuten na je laatste actie op de site
• Google Analytics
  Naam: _utmc
  Functie: Cookie die een tijdstempel maakt van het moment dat je de site verlaat
  Bewaartermijn: Tot 30 minuten na het verlopen van het _utmb cookie
• Google Analytics
  Naam: _utmt
  Functie: Cookie die het aantal keren dat de web-pagina per seconde opgeroepen kan worden, doseert
  Bewaartermijn: 10 minuten
• Google
  Naam: NID
  Functie: Cookie die bijdraagt aan het personaliseren van de advertenties die je in Google properties ziet. 
  Bewaartermijn: 4 maanden
• LinkedIn
  Naam: lidc
  Functie: Cookie afkomstig van de deelknoppen en advertentietags van LinkedIn, bedoeld voor de routering
  Bewaartermijn: 1 dag
• LinkedIn
  Naam: lang
  Functie: Cookie afkomstig van LinkedIn, die vastlegt in welke taal advertenties aan je vertoond dienen te worden
  Bewaartermijn: tot einde sessie
• Euregionaal Congresburo
  Naam: PHPSESSID
  Functie: Het opslaan van gegevens die in een formulier op de ene pagina zijn ingevuld, zodat die op een andere pagina van onze website vertoond kunnen worden, zoals bijvoorbeeld het inschrijf- of contactformulier
  Bewaartermijn: tot het afsluiten van de browser
• Google
  Naam: _utmz
  Functie: Cookie die de data en tijdstippen bijhoudt waarop je met onze site geïnteracteerd hebt en via welke verwijzende pagina’s of advertenties je daar terecht gekomen bent
  Bewaartermijn: 6 maanden
• LinkedIn
  Naam: bscookie
  Functie: Beveiligde browser-ID-cookie
  Bewaartermijn: 1 jaar
• LinkedIn
  Naam: bcookie
  Functie: Browser-ID-cookie
  Bewaartermijn: 1 jaar
• LinkedIn
  Naam: UserMatchHistory
  Functie: Statistiek- en advertentiedoeleinden
  Bewaartermijn: 179 dagen
• Twitter
  Naam: personalization_id
  Functie: Twitter integratie en deelbaarheid van onze website op Social Media
  Bewaartermijn: 2 jaar
• LinkedIn
  Naam: BizoID
  Functie: Verzamelen van statistieken voor LinkedIn-advertenties (LinkedIn Insight tags)
• Facebook
  Naam: fr
  Functie: Detecteren van het aantal “likes” van items op onze website en vaststellen of de gebruiker bij Facebook is ingelogd
  Bewaartermijn: 2 maanden